明後日からついに鳥学会大会が始まることもあり、準備作業も増えてます。今日は各種領収書やら受付用の五十音順の受付用紙やらここ数日、北村さん・三上さんと進めていた作業を完了。参加者の皆さん分のこれらを全て印刷し、私の担当分の準備の山は越えました。ほっとしました。
なんだか、もう学会大会が終わったような気分でです。まだ始まってないのに。今回の事務局仕事では、北村さん・三上さんが大活躍してくれ、3人で分業できたので、私は好きなところだけをやらせてもらっていたような気がします。大感謝。
北村さん曰く、昨日などは大会準備以外の何もできなかったとのこと(問い合わせなどが多いため)。大会直前になると問い合わせが多量になるというのを実感。ちなみに今日も同じような傾向。
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一段落したこともあって、何人かで雑談。申し込み→受付→要旨集作成&webサイト公開という作業や、申し込みデータを用いた受付用紙・名札の作成、問い合わせへの対応内容などは、毎年行われているルーチンワークなので、もっと効率化できるはず。そう思って、今年は自分のやりたいように出来る範囲・させてもらえる範囲でやってみたので、個人的には、それなりに満足しています。
その年の開催地のスタッフが毎年、多大な労力や多くの時間を割いていること、それなのに、そこで得られたノウハウが使い捨て状態な面があるのは、もったいないと思います。まあ、こう感じるのは現場だけなのかもしれませんが。生態学会のような体制が個人的な理想。効率化できるところは効率化したい、組織がそういう体制をつくってくれると現場も楽。でも、それはそれで、上の方に担当者が必要だし、システム担当者に大きな負担がいくので、善し悪しな面もあるというか、同じことをしようとしても組織によっては維持できないのかもとも思います。そもそも管理者がいないことも多そうだし。金があるなら全てを外注するのもアリ。今は、広く薄く皆が負担するシステムということでしょうか。まあ、これはこれで、いろんな人が独自にあがくことで、ノウハウが分散されて蓄積される面もありますので、それを評価する面もあるかとも思います。
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今回、どのあたりの人間をどのように使うかという考え方も人それぞれだと感じました。良い経験だから学生をボランティアでやらせるべきという意見、それはアカハラになりかねないからちゃんとバイトにすべきという意見。逆に学生は研究が本業なので、研究活動を阻害するようなこうした作業からは学生(やポスドク)は外し、定職職持ち(やポスドク)だけで回すべきという意見、いろいろありますね。
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個人的には出せるものは出しちゃったほうが、責任も発生するし、使うほうも使われるほうもお互いに楽なのではないかと思ってます。でも現実には、出したくても出せないことも多いと思いますので難しいのでしょう。 <- これはこれで、原価割れの商売みたいな状況にも感じます。毎年やることが最優先なはずなので、それが可能な体制を構築するのが王道であって、それがない組織があるならそっちが問題か。
ふと思ったのですが、それだったら売価に原価を上乗せするか、その年の状況に応じて商売をしないときをつくったり、特定の場所だけで商売をするという選択肢は選んじゃいけないのかしらん。
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誤解がないように書いておきますが、感じたことを書き留めているだけで、学会大会の実務自体は楽しんでやってます。実作業は、やりたいようにやらせてもらってますし、やっているのでよい経験。楽しんでなんぼ。
そんなわけで、良い天気だった今日は1日大会雑事。昨日今日と発表準備はほとんど出来てませんが、明日には終わるでしょう。直前ではありますが、気持ち的には結構余裕有。焦ったほうがいいのかな。
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